Com a crescente digitalização dos processos fiscais no Brasil, o uso do certificado digital para emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) tornou-se essencial para muitas empresas. Esse documento eletrônico facilita a comunicação com o Fisco e garante a autenticidade das informações emitidas, trazendo uma série de benefícios tanto para o governo quanto para os empresários.
Mas será que todas as empresas precisam de um certificado digital para emitir NF-e? A seguir, você vai esclarecer suas dúvidas sobre essa e outras questões relacionadas ao uso do certificado digital, como sua obrigatoriedade, tipos, benefícios, aquisição e como ele protege contra fraudes.
A obrigatoriedade do certificado digital para a emissão de notas fiscais
A obrigatoriedade de se ter um certificado digital para emitir nota fiscal eletrônica depende do regime tributário em que a empresa está enquadrada. Empresas do Simples Nacional, por exemplo, têm algumas flexibilidades.
Pequenos negócios que operam sob esse regime podem emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) sem a necessidade de um certificado digital, utilizando outras formas de autenticação, como a assinatura avançada.
No entanto, empresas que operam sob o regime de Lucro Presumido ou Lucro Real são obrigadas a utilizar um certificado digital para emitir notas fiscais.
Além disso, independentemente do regime tributário, empresas que emitem grande volume de notas fiscais ou que desejam otimizar seus processos de emissão com mais segurança, muitas vezes optam por adquirir um certificado digital, mesmo quando não é obrigatório.
Isso ocorre devido às vantagens de segurança e eficiência proporcionadas pelo uso desse recurso.
Tipos de certificados digitais
Há diferentes tipos de certificados digitais disponíveis no mercado e a escolha do mais adequado depende do perfil e das necessidades da empresa. Vamos entender os principais:
- e-CPF: Certificado digital voltado para pessoas físicas, utilizado principalmente para assinar digitalmente documentos e acessar serviços de órgãos públicos;
- e-CNPJ: Certificado digital para empresas, que permite a assinatura de documentos eletrônicos em nome da pessoa jurídica e a realização de obrigações fiscais, como a emissão de NF-e;
- Certificado NF-e: Específico para a emissão de notas fiscais eletrônicas, que permite a autenticação e a assinatura de documentos fiscais.
Quanto aos formatos de armazenamento, os certificados digitais podem ser adquiridos em dois principais modelos:
- Certificado A1: Arquivo digital armazenado no computador ou em um servidor. Tem validade de 03 meses e de 12 meses.
- Certificado A3: Disponível em token (semelhante a um pendrive) ou cartão, esse tipo de certificado oferece maior segurança por estar sempre em posse física do usuário. Tem validade de 12, 24 e 36 meses.
Quais são os benefícios no uso dos certificados digitais na emissão de notas fiscais?
O uso do certificado digital para emitir NF-e vai além da simples conformidade com as exigências legais. Ele traz diversos benefícios operacionais e estratégicos para as empresas.
O primeiro benefício é a segurança contra fraudes. O certificado digital utiliza criptografia para garantir a autenticidade das informações e a identidade do emissor da nota fiscal. Isso reduz o risco de fraudes, como a emissão de documentos fiscais falsos ou adulterados.
Além disso, a agilidade na emissão de notas é um aspecto positivo dessa iniciativa. Com o certificado digital, o processo de emissão de NF-e é simplificado e automatizado, permitindo a geração rápida de documentos fiscais e a comunicação direta com a Receita Federal.
A redução de custos operacionais é o que faz muitas empresas adquirirem um certificado digital. A digitalização e a automação dos processos fiscais eliminam a necessidade de impressões, transporte de documentos e arquivamento físico, o que gera uma significativa redução de custos para a empresa.
E, por fim, a conformidade legal também é um dos benefícios latentes na hora de optar por um certificado digital. Esse documento garante que a empresa esteja em conformidade com as normas fiscais e tributárias do governo, evitando multas e sanções por não cumprir as exigências legais.
4 passos para adquirir um Certificado Digital com a ABCertifica
Adquirir um certificado digital pode parecer um processo complexo, mas com a parceria especializada da ABCertifica, a tarefa torna-se simples e segura. Siga estes passos:
- Passo 1 – Escolha do tipo de certificado: O primeiro passo é definir qual tipo de certificado é o mais adequado para a sua empresa, considerando as suas necessidades, como a emissão de NF-e ou o uso para outras obrigações fiscais.
- Passo 2 – Envio de documentação: Após escolher o tipo de certificado, será necessário enviar a documentação da empresa e do responsável legal. Isso inclui a última alteração contratual registrada, o CNPJ da empresa e o documento de identificação do responsável legal.
- Passo 3 – Validação presencial, videoconferência ou online: Após o envio da documentação, será realizada uma validação da identidade do responsável e da empresa. Isso pode ser feito de forma presencial em um ponto de atendimento autorizado, por videoconferência, ou online caso o responsável legal tenha um certificado no modelo A3 ainda válido e não tenha usado esta modalidade na renovação anterior.
- Passo 4 – Recebimento do certificado: Após a validação, o certificado digital será emitido e poderá ser utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas e outras obrigações fiscais.
Você viu o caso das fraudes na plataforma gov.br?
No ano passado, fraudes foram identificadas em assinaturas digitais realizadas por meio da plataforma gov.br, utilizando o que chamam de assinatura avançada, sem a necessidade de certificado digital.
Embora a assinatura avançada tenha seu papel em determinados contextos, ela não oferece o mesmo nível de segurança que um certificado digital, que utiliza criptografia avançada para proteger a identidade do emissor e a integridade dos documentos.
Fraudes fiscais podem gerar enormes prejuízos para as empresas, tanto financeiros quanto de reputação. Por isso, o uso do certificado digital é essencial para garantir a segurança das informações fiscais, além de proporcionar mais tranquilidade aos empresários.
Como integrar o Certificado Digital com sistemas de gestão?
Para empresas que buscam automatizar e otimizar seus processos, o certificado digital pode ser facilmente integrado a sistemas de gestão empresarial (ERP). Essa integração permite a emissão automatizada de notas fiscais eletrônicas, sincronizando as informações diretamente com a Receita Federal.
Além disso, com a integração entre o certificado digital e o sistema ERP, é possível automatizar não apenas a emissão de NF-e, mas também o controle de estoques, a geração de relatórios fiscais e a gestão de obrigações tributárias. Isso simplifica o dia a dia da empresa e minimiza erros humanos.
Para fazer essa integração é preciso verificar a compatibilidade do ERP com certificado digital. A maioria dos ERPs modernos oferecem essa funcionalidade, mas é essencial garantir que o seu sistema esteja atualizado para suportar a emissão de NF-e utilizando um certificado digital, seja ele do tipo A1 ou A3.
Em seguida, configure o certificado digital no sistema ERP. Esse processo pode variar de acordo com o ERP utilizado, mas, em geral, o processo envolve os seguintes passos:
Passo 1 – Importar o certificado
Para o Certificado A1, faça o upload do arquivo do certificado digital (.pfx ou .p12) diretamente no ERP, informando a senha de acesso do certificado.
Para o Certificado A3, conecte o token ou insira o cartão no leitor apropriado no computador que fará a emissão das NF-e e configure o ERP para reconhecer esse dispositivo.
Passo 2 – Configurar a emissão automática
Acesse as configurações de emissão de NF-e dentro do ERP e habilite a opção de emissão automática de notas fiscais utilizando o certificado digital. Insira informações obrigatórias, como o CNPJ da empresa, série da nota, número inicial e final da nota.
Passo 3 – Testar a conexão com a Receita Federal
O ERP deve ser configurado para comunicar-se com os servidores da Receita Federal e com as Secretarias de Fazenda estaduais (SEFAZ) para validação e transmissão da NF-e.
O sistema ERP precisa enviar as notas fiscais geradas para os servidores da SEFAZ, o que geralmente é feito de forma automática assim que o certificado digital é integrado.
Eu preciso renovar o certificado digital?
Assim como qualquer documento oficial, o certificado digital tem um prazo de validade e deve ser renovado periodicamente para garantir a continuidade dos serviços. A validade dos certificados digitais pode variar de um a três anos, dependendo do tipo adquirido.
É fundamental que as empresas façam a renovação antecipada do certificado digital, pois, caso ele expire, a empresa pode ser impedida de emitir notas fiscais eletrônicas, o que pode gerar complicações operacionais e até multas.
Além disso, é importante adotar medidas de segurança para o armazenamento do certificado digital, evitando que ele seja perdido ou comprometido por terceiros.
A emissão de notas fiscais eletrônicas já é uma exigência no cenário empresarial brasileiro
Diante desse avanço da digitalização, o uso de um certificado digital é fundamental para garantir a segurança e a conformidade desse processo. Dependendo do regime tributário, a utilização de um certificado pode ser obrigatória, mas, mesmo quando não é, os benefícios que ele oferece tornam-se um diferencial competitivo para as empresas.
Contar com a ABCertifica para a aquisição e gestão do certificado digital é essencial para garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade com as exigências fiscais, evitando problemas futuros e proporcionando maior segurança e eficiência na emissão de notas fiscais.
